Gebruikershandleiding PGB-Systeem

Zonder vertegenwoordiger geen factuur. Beheer hier de contactgegevens voor de administratie.

Een Vertegenwoordiger is de persoon of instantie die de facturen ontvangt en de administratie voor de cliënt afhandelt. In ons systeem is dit een essentieel onderdeel voor een correcte facturatie.

Koppelen tijdens aanmaken:

Tijdens het aanmaken van een nieuwe cliënt kun je direct een bestaande vertegenwoordiger selecteren uit het menu, of een nieuwe aanmaken via de blauwe link + NIEUWE AANMAKEN.

Tip voor directe facturatie: Heeft een cliënt geen externe vertegenwoordiger? Geen probleem. Je kunt de cliënt zelf ook als vertegenwoordiger opvoeren. Zo worden de facturen direct op naam van de cliënt gezet.

Het formulier: Essentiële data

In tegenstelling tot het cliëntprofiel, vragen we bij de vertegenwoordiger wél om volledige adresgegevens. Deze velden zijn namelijk wettelijk verplicht om een geldige factuur te kunnen genereren.

• Naam & Achternaam: De geadresseerde op de factuur.
• Adresgegevens: Straat, huisnummer, postcode en woonplaats voor de post/administratie.
• E-mailadres (optioneel): Voor het digitaal versturen van documenten of communicatie.

Beheerscherm Vertegenwoordigers

Wil je een overzicht van al je contactpersonen, of moet je een adres wijzigen? Via de knop Vertegenwoordigers op het hoofd-dashboard kom je in het centrale beheerscherm.

Genereer in een handomdraai een volledig overzicht van je gewerkte uren voor je eigen administratie of de facturatie.

Op het dashboard vind je de balk Maandelijkse Export (CSV). Deze balk is inklapbaar om je werkruimte overzichtelijk te houden. Door op het pijltje aan de rechterkant te klikken, klapt het export-menu open.

Hoe download je een export:

• 1 Stap 1: Cliënt – Selecteer de cliënt waarvoor je de gegevens wilt exporteren.
• 2 Stap 2: Maand – Kies de specifieke maand die je wilt inzien.
• 3 Download – Klik op de blauwe knop om direct een .csv bestand te genereren.

Inhoud van de export

De export bevat alle zorgsessies van de geselecteerde maand, ongeacht de status (bijvoorbeeld 'Betaald', 'Gepland' of 'Onkosten'). Dit bestand is uitermate geschikt om te openen in programma's zoals Excel of Google Sheets voor verdere analyse.

Tijd schrijven hoeft niet lang te duren. Gebruik de presets om binnen enkele seconden je dag te verantwoorden.

Op je dashboard zie je per cliënt een overzichtskaart. Klik op de grote blauwe knop + SESSIE REGISTREREN om een nieuwe sessie te starten voor die specifieke cliënt.

Het Registratieformulier

Wanneer je het formulier opent, staat de cliënt automatisch geselecteerd. Je kunt dit bovenin eventueel nog wijzigen als je voor een andere cliënt wilt schrijven.

Slim werken met Snelkeuzes:

Bovenaan het formulier zie je de Snelkeuzes. Dit zijn de presets die je eerder bij de cliënt hebt ingesteld.

1. Dagdelen (Uren):

Kies je een preset zoals 'Ochtend' of 'Middag'? Dan vult het systeem automatisch de Begin- en Eindtijd in op basis van het aantal uren in je preset. Ook de omschrijving wordt direct in het veld 'Notitie' geplaatst.

2. Vaste Ritten:

Kies je een vaste rit? Dan wordt het veld 'Aantal Kilometers' vervangen door een blauwe balk met de vaste prijs. Losse kilometers invullen is dan niet meer nodig.

Herstellen? Klik op de witte knop 'GEBRUIK KM' in de blauwe balk om weer handmatig kilometers in te voeren.

Periodieke afspraken herhalen

Heb je een vaste afspraak die wekelijks of maandelijks terugkomt? Vink dan AFSPRAAK HERHALEN aan. Er klapt een menu open waarin je de frequentie en de einddatum van de reeks kunt opgeven.

Na het opslaan van een sessie kom je direct in het hart van de cliëntadministratie terecht.

Het cliënt dossier (afbeelding 1) biedt een compleet financieel en operationeel overzicht. Je ziet hier in één oogopslag de Budget Status van de huidige maand via de voortgangsbalk bovenin. Zo weet je precies hoeveel budget er nog beschikbaar is.

Sessies Wijzigen & Status Beheer

Wanneer je op BEWERK klikt bij een sessie, opent het wijzigingsscherm (afbeelding 2). Hier kun je niet alleen de tijden en notities aanpassen, maar ook de status van de sessie beheren via de stappenindicator bovenin.

Bespaar tijd door repeterende zorg in één keer in te plannen en te beheren.

Wanneer je een sessie hebt aangemaakt met de optie AFSPRAAK HERHALEN, verschijnt deze als een reeks in de sessiehistorie. Dit geeft je extra krachtige opties om grote hoeveelheden data in één keer te beheren.

Reeksen Verwijderen:

In de sessiehistorie zie je bij herhalende afspraken een extra knop: WIS REEKS.

• WIS: Verwijdert alleen de specifieke sessie van die datum.
• WIS REEKS: Verwijdert de geselecteerde sessie én alle toekomstige sessies die bij deze herhaling horen.

Wijzigingen doorvoeren op de hele reeks

Moet de tijd of de notitie van een wekelijkse afspraak structureel worden aangepast? Je hoeft dit niet per stuk te doen.

Open een sessie uit de reeks via BEWERK. Onderaan het formulier vind je de optie:

Pas toe op de hele reeks

Vink dit aan om de nieuwe tijden en notities direct te kopiëren naar alle toekomstige sessies in deze reeks.

Let op: Wijzigingen met 'Pas toe op de hele reeks' overschrijven alle bestaande data van toekomstige sessies in die specifieke reeks. Reeds gefactureerde, betaalde of uitgevoerde sessies uit het verleden blijven ongewijzigd.

Van zorgsessie naar professionele factuur in drie simpele stappen. Volledig conform de PGB-richtlijnen.

Stap 1: Bedrijfsgegevens Instellen

Voordat je de eerste factuur genereert, moeten je bedrijfsgegevens correct in het systeem staan. Klik in het facturatieblok op het tandwiel-icoon (instellingen).

• Bedrijfsidentiteit: Upload je eigen logo en vul je bedrijfsnaam in.
• Betaalgegevens: Vul je IBAN en banknaam in voor een snelle betaling.
• Wettelijke velden: KVK- en BTW-nummer zijn essentieel voor een rechtsgeldige factuur.
• Voorkeuren: Stel een standaard betalingstermijn in (bijv. 14 dagen).

Stap 2: Factuur Preview & Conceptmodus

Zodra er sessies op de status 'Uitgevoerd' staan, wordt de knop Maak Factuur Preview actief. Je komt nu in de interactieve conceptmodus.

Slimme Aanpassingen in de Conceptbalk

Factuurnummers: Het systeem stelt automatisch een nummer voor (bijv. 2026001). Stap je halverwege het jaar over? Pas het nummer handmatig aan en het systeem telt vanaf daar verder.

Flexibele Periodes: Wijzig de 'Van' en 'Tot' datum om precies die sessies te factureren die jij wilt. De factuur en specificatie passen zich realtime aan.

Let op: Wijzigingen die je in de bovenstaande balk maakt, zijn direct zichtbaar op de factuur hieronder. Zo weet je precies wat je verstuurt.

Stap 3: Definitief maken & Betalingsbewaking

Wanneer de factuur in de conceptmodus volledig naar wens is, klik je op de groene knop Definitief. Dit zet een kettingreactie in gang die je administratie sluitend maakt.

Houd grip op je cashflow

Een factuur in het systeem betekent niet dat deze al betaald is. Gebruik het vinkje in de factuurlijst om een betaling te registreren.

Zodra je op het vinkje klikt, verspringt de zorgsessie in de historie naar de eindstatus 'Betaald'.

Factuur wijzigen?

Heb je een foutje ontdekt na het definitief maken? Geen probleem. Klik op de wijzig-knop (oranje) bij de factuur. De factuur gaat terug naar conceptmodus en de gekoppelde sessies worden automatisch weer op 'Uitgevoerd' gezet zodat je ze opnieuw kunt verwerken.

Naast gewerkte uren kun je ook overige kosten, zoals parkeerkosten of kleine aankopen, eenvoudig verantwoorden.

Door op de groene knop ONKOSTEN te klikken (beschikbaar op het dashboard en in het cliëntdossier), opent er een popup-venster. Hiermee houd je alle bijkomende uitgaven direct gekoppeld aan de juiste cliënt.

Onkosten Toevoegen:

In het formulier vul je de volgende gegevens in:

• Datum & Bedrag: Wanneer en hoeveel is er uitgegeven.
• Omschrijving & Categorie: Geef kort aan waar de kosten voor waren (bijv. Parkeerkosten).
• Bewijs Uploaden: Je kunt direct een foto of PDF van het bonnetje selecteren. Er verschijnt een preview van het gekozen bestand zodat je zeker weet dat je de juiste bijlage meestuurt.

Beheer van Onkosten

Na het klikken op ONKOSTEN OPSLAAN verschijnen de gegevens direct in het blok 'Overige Onkosten' onderaan het cliënt dossier.

Behoud het volledige overzicht over al je cliënten in één krachtig visueel overzicht.

De Centrale Agenda is de plek waar alle zorgsessies samenkomen. In plaats van per cliënt te kijken, zie je hier de planning van al je cliënten naast elkaar. Elke sessie is kleurgecodeerd op basis van de Status, zodat je direct ziet wat er nog moet gebeuren.

Houd alle communicatie centraal en veilig binnen het platform met de ingebouwde chatmodule.

Voor snel overleg met collega's of vertegenwoordigers hoef je het platform niet te verlaten. Onze chatmodule werkt volledig realtime, waardoor je direct antwoord krijgt op je vragen zonder de pagina te verversen.

Gesprekken Organiseren

Om je chatlijst overzichtelijk te houden, kun je gebruikmaken van de archieffunctie:

Verbind je interne dossiers met de online omgeving van de budgethouder voor naadloze samenwerking.

In het Dossieroverzicht zie je in één oogopslag welke cliënten al online verbonden zijn. Dossiers met een rode stip zijn enkel intern; dossiers met een groene stip zijn succesvol gekoppeld aan een account van een budgethouder.

Zorgverlener Uitnodigen via Dossier

Klik in het dossieroverzicht op de knop KOPPEL PARTNER bij een interne cliënt. Er opent een popup waar je het e-mailadres van de budgethouder invult.

Bestaat de gebruiker al? Dan verschijnt er direct een acceptatie-banner op hun dashboard.

Nieuwe gebruiker? Zij ontvangen een e-mail om een account aan te maken en de koppeling te voltooien.

Budgethouder Beheer & Koppelen

Als budgethouder neem je de regie vanuit het Management Dashboard. Hier kun je zelf een zorgverlener uitnodigen om te koppelen aan je account.

Op dit dashboard ziet de budgethouder ook direct welke zorgverleners reeds gekoppeld zijn en welke cliëntdossiers op dit moment gedeeld worden.